Jak oddělit osobní a firemní peníze? Začněte druhým účtem

Osobní a firemní peníze oddělíte nejsnáz samostatným bankovním účtem pro živnost a pravidelnou „výplatou“ sobě. Zákon sice OSVČ druhý účet nenařizuje, praxe ho ale doporučuje. Bez oddělení nepoznáte, kolik skutečně vyděláváte, a při daňové kontrole hůř dokládáte výdaje. Níže je postup v pěti krocích, od založení účtu po měsíční kontrolu, doplněný o nejčastější chyby, které živnostníci dělají.

Proč smíchané peníze zakrývají skutečný zisk

Když z jednoho účtu platíte nákup potravin i fakturu dodavateli, nevidíte, co patří živnosti. Příjem vypadá vysoký, ale polovinu tvoří odvody a daň, které ještě nejsou zaplacené. Výsledkem je pocit bohatství následovaný nepříjemným překvapením.

Další potíž nastane při kontrole. Správce daně chce prokázat, že výdaj patří k podnikání. Přehledný účet s jasným účelem je lepším důkazem než účtenka mezi osobními platbami.

Také úvěr nebo hypotéku získáte snáze, když banka vidí čitelné příjmy živnosti. Chaotický účet vypadá jako riziko. Oddělení tedy pomáhá i v budoucnu.

Krok 1: zřiďte samostatný účet pro živnost

Většina bank nabízí podnikatelské i běžné účty. Pro malou živnost zpravidla stačí běžný účet s nízkými poplatky, vedený jen pro podnikání. Porovnejte měsíční poplatky a poplatky za platby.

Na tento účet přijímejte všechny platby od klientů. Z něj také hraďte všechny provozní výdaje. Osobní věci z něj nehradíte.

Uveďte nový účet na fakturách a v komunikaci s odběrateli. Starým klientům pošlete krátkou zprávu o změně čísla. Účet z živnostenského oprávnění ani registrace nemusíte nijak hlásit, ale ověřte u své banky.

Krok 2: stanovte si pravidelnou výplatu sobě

Peníze z firmy si berte jako pravidelnou částku, ne podle nálady. Pevná měsíční „mzda“ vám dá přehled, kolik můžete utrácet. Zbytek zůstává ve firmě na odvody, daň a rezervu.

Ilustrační příklad: měsíční zisk 50 000 Kč, odvody a daň zhruba 12 000 Kč, rezerva 5 000 Kč. Sobě pak vyplatíte 33 000 Kč. Procenta upravte podle svých podmínek.

V silném měsíci neberte víc, pokud nemáte jistotu, že další bude podobný. Vyšší zůstatek poslouží jako polštář v slabších měsících. Kolísání příjmů tak tolik nepocítíte.

Krok 3: ošetřete placení kartou a drobné platby

Nejčastější vzniká chaos u drobností: oběd s klientem, benzín, kancelářské potřeby. Používejte jednu firemní kartu a nic jiného jí neplaťte. Když zaplatíte omylem osobní kartou, zapište si to ihned.

Opačný případ, platba osobní věci z firemního účtu, je horší. Označte ji jako výběr majitele a z výdajů ji vyřaďte. Nikdy ji neúčtujte jako provozní náklad.

Účtenky a doklady fotografujte hned. Pozdější dohledávání zabere o hodně víc času. Aplikace nebo složka v telefonu stačí.

Krok 4: zaznamenávejte každý převod mezi účty

Převod z firemního účtu na soukromý označujte stejně, například „výplata“. Podle toho později snadno poznáte, co byl příjem firmy a co váš osobní příjem. Zapisujte i opačné převody.

Když firmě půjčujete peníze z vlastních úspor, uložte krátký záznam s datem a částkou. Potom víte, že to je vaše půjčka firmě, ne tržba. Tato informace se hodí i pro účetní.

Nepřevádějte pokaždé jiné částky v jiné dny. Pravidelnost ulehčuje kontrolu a zlepšuje přehled. Vytvoříte tím rutinu.

Krok 5: jednou měsíčně zkontrolujte výsledek

Na konci měsíce porovnejte příjmy a výdaje živnosti. Zjistěte, kolik skutečně zbylo po úhradě odvodů. Číslo zapište vedle předchozích měsíců.

Zkontrolujte, zda sedí zůstatky. Pokud se na firemním účtu objevují platby, které tam nepatří, vypište je a opravte postup. Po třech měsících obvykle návyk funguje sám.

Při pochybnostech požádejte účetní o krátkou kontrolu. Hodinová konzultace odhalí chyby, které by se jinak táhly celým rokem. Cena je nízká proti případným dohadům s úřadem.

Můj tip: Doporučila bych nastavit trvalý příkaz na „výplatu“ sobě každý měsíc ve stejný den. Pak nemusíte přemýšlet, kolik si vzít, a účet se řídí sám. Částku upravte jednou za čtvrtletí podle skutečných výsledků.

Časté otázky

Musím mít jako OSVČ samostatný účet?

Ne, zákon to obecně nevyžaduje. Samostatný účet je ale vhodný pro přehlednost a při kontrole. Některé situace, třeba plátcovství DPH, mohou mít další požadavky, proto je ověřte.

Mohu z firemního účtu platit osobní nákupy?

Technicky ano, jde o výběr majitele, ne o náklad. Neměly by se však objevit mezi výdaji firmy. Každý takový výdaj zapište odděleně.

Jak naložit s rezervou?

Rezervu držte na samostatném spořicím účtu, ne na provozním účtu. Takto ji neutratíte za běžné platby. Cílem je alespoň několik měsíců výdajů.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Česká národní banka
• Hospodářská komora České republiky